기업과 언론 사이에서 타협하고 협상하는 중재자 역할을 하는 홍보 담당자에게 협상 능력은 매우 중요합니다.
홍보 담당자의 협상 능력은 기업의 긍정적인 언론 보도에 결정적인 역할을 하기 때문입니다.
협상은 상대방과 내가 서로 다른 것을 원할 때 서로의 생각을 좁혀 가며 합의를 해 가는 과정입니다. 따라서 커뮤니케이션을 잘하는 사람이 협상을 잘한다고 할 수 있습니다.
오늘은 홍보 담당자가 협상을 잘하는 4가지 방법을 소개합니다.
1. 호감을 주는 인사말로 시작하기
협상 시작 첫 5분이 결과에 미치는 영향은 매우 큽니다.
호감을 주는 인사말로 미팅을 시작함으로써 상대방으로부터 하여금 기분이 좋아지게 하고, 협상 초반 분위기를 우호적으로 이끌 수 있습니다.
호감을 주는 인사말은 아래와 같습니다.
– “말씀 많이 들었습니다. 업계에서 일 잘하고 꼼꼼하시기로 유명하시더군요.”
– “지난번에 좋은 자료를 공유해주셔서 많은 도움 됐습니다.”
– “항상 전화기 넘어 안정감 있는 목소리가 인상적이었는데 직접 뵈니 더 멋지십니다.”
2. 쉬운 단어를 사용하고 열린 질문하기
협상을 잘하기 위해서는 상대가 선택하기 쉽도록 복잡한 개념을 쉬운 말로 풀어 설명해야 합니다. 또한 대화를 길게 이어 가기 위해 열린 질문을 하는 게 좋습니다.
열린 질문은 보통 ‘어떤 거 좋아해요?’, ‘뭐 먹고 싶어요?’ 처럼 선택의 폭을 광범위하게 넓힌 질문입니다.
반대로 닫힌 질문은 ‘~했나요?, ‘~할 수 있나요?’ 와 같이 예 또는 아니오처럼 단답형을 유도합니다.
에드워드 마일스가 네고시에이션 저널(Negotiation Journal)에 쓴 글에 따르면 정보를 수집할 때는 열린 질문이 닫힌 질문보다 낫습니다. 열린 질문은 닫힌 질문에 비해 상대방에게 덜 위협적으로 받아들여집니다. 왜냐하면 질문을 받은 상대방이 정보를 얼마나 공유할지 스스로 결정할 수 있게 하기 때문입니다. 열린 질문은 상대방의 관심사나 니즈를 잘 알지 못하는 협상 초기에 활용하는 것이 바람직합니다.
열린 질문 사례는 아래와 같습니다.
– “요즘 뭐 좋은 구상 하고 계시는 것이 있나요?”
– “한 가지를 더 추가한다면 뭐가 있을 것 같으세요?”
3. 철저히 준비하기
종종 의견 불일치로 협상을 진전시키지 못하는 경우가 있습니다. 이런 상황을 방지하기 위해 뭘 제안할지 계획을 세우는 것이 협상을 잘하는 데 도움이 됩니다.
사전 준비를 통해 핵심적인 내용을 제안하면 협상에 걸리는 시간을 절약할 수도 있습니다.
또한 정신없이 협상하다 보면 판단력이 흐려질 수 있고 상대방의 제안에 솔깃해 휘둘릴 수도 있습니다.
준비를 철저히 해놓을수록 논리적으로 제안할 수 있고 수월하게 본인이 원하는 대로 협상이 이뤄질 수 있습니다.
4. 경청하기
협상을 잘하는 사람은 다정다감하고 겸손하며 가식이 없으며, 질문을 많이 하며, 잘 듣고, 상대방이 얻고자 하는 것에 집중합니다.
협상을 잘하기 위해서는 우선 상대방이 무엇을 말하고 있는지 잘 들어야 합니다. 상대방이 원하는 것을 정확히 알아낼수록 매력적인 협상 조건을 만들어낼 수 있기 때문입니다.
상대방이 한 말을 나의 언어로 정리해 상대에게 다시 한번 확인하는 과정도 필요합니다. 이를테면 상대가 사용한 단어나 문장이 애매하면 그 뜻을 다시 정리해 물어볼 수 있습니다. ‘그러니까 당신 말은 ~ 하다는 것이지요?’ 라는 식으로 내가 상대의 말을 정확히 이해했는지 반문하는 것입니다.
경청을 위해서는 간추려 다시 말하기를 해주는 것이 좋습니다. 간추려 다시 말하기는 상대에게 내가 경청하고 있음을 알리는 동시에 상대가 한 말을 잘 기억할 수 있게 돕는 역할을 합니다.
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